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【気になるPC】ビジネスマン必須!これ一つで名刺の整理がみるみるできる「名刺万能SE 小型専用スキャナ付」

春先から夏にかけては、新たな営業相手の開拓や、取引先との新年度の交渉も活発化する時期だ。また、新入社員などは研修期間を終えて営業業務など、実戦にかりだされ始めている頃だろう。当然、取引先などで名刺交換をすることも増え、そろそろ整理しないとわからなくなる位の量がたまってきているのではないだろうか。



社会人と名刺は切っても切れない仲で、ビジネスにとって重要な情報源でもある。そんな名刺の整理に役立つのが、トリスターより発売されている名刺管理ソフト「名刺万能SE」だ。そのシリーズの1つである「名刺万能SE 小型専用スキャナ付」は、名刺管理ソフト「名刺万能SE」に名刺取り込み専用の小型スキャナが付属するセット。価格は標準価格で16,590円(税込)となる。


■名刺を取り込む小型の専用スキャナ付属

名刺管理ソフトだけだと、名刺の内容をキーボードから打ち込んだりして入力したい情報を管理するわけだが、いちいち名刺を見ながら打ち込む方法は大変で面倒だ。しかし、「名刺万能SE 小型専用スキャナ付」では、名刺を読み取る専用のスキャナが付属する。このスキャナは名刺を読み取るためのものなので、サイズも102mm(L)×48mm(W)×26mm(H)と非常にコンパクトなのが特徴だ。このサイズであれば机の引き出しにも楽々しまっておけるサイズだ。



読み取りは、モノクロ読み取りとなるが1枚5秒程度で読み取れるので名刺の読み取り作業もスムーズに行える。パソコンとの接続はUSBケーブル1本で電源もバスパワーによる供給なので、電源ケーブルが別途いらないのはありがたい。

スキャナ本体は、名刺取り込み用のサイズでコンパクト
スキャナ本体は、名刺取り込み用のサイズでコンパクト



専用スキャナで取り込んだあと名刺の画像データを基に「名刺万能SE」がもつOCR機能によって名刺の文字を認識し、名刺の情報を文字データに変換してくれる。住所、氏名、電話番号、会社名など自動的に判断してリスト項目に当てはめてくれるので楽に"リスト作成"ができる。もちろん誤認識してしまって内容が間違っていたり、別の情報を加えたいという場合はキーボードからの入力も可能だ。

[スキャンウィザード]でスキャン中の画面取り込んだ名刺の情報からOCRで文字認識され各情報項目に割り当てられる
[スキャンウィザード]でスキャン中の画面取り込んだ名刺の情報からOCRで文字認識され各情報項目に割り当てられる



最近の名刺は、昔のような名前や住所だけの殺風景な雰囲気のものだけでなく、用紙に色や柄が入っていたり、文字そのものが面白いフォントやデザイン的なフォントだったりと、一風変わったものを採用していることもある。場合によっては手書きだったりすることもあるくらいだ。では、手書きの文字は認識できるのかと思い試してみた。何回かためした結果、崩した書き方などは認識できないが、傾きや派手な"ハネ"といった癖をとりのぞいたいわゆるフォントに近い文字に似せて書いた場合は誤認識が多いながらも読み取ることができた。



そのほか、印刷された名刺でもデザイン的なフォントや派手な毛書体系のフォントなどは誤認識することが多いようだ。名刺に利用されているフォントによっては誤認識する場合もあるので、取り込んだら内容を確認することは必ずした方がよいだろう。

手書き文字は認識されなかったり誤認識になることが多い
手書き文字は認識されなかったり誤認識になることが多い



■Outlook Expressとの同期も可能でメールのアドレス登録も簡単

名刺には、メールアドレスが記載されている場合があるが「名刺万能SE」のリストに登録されているデータをOutlook Expressなどのアプリケーションと同期させて使うことも可能だ。以下の画像は、Outlook Expressと同期した画像だ。同期するとOutlook Expressの連絡先の欄に追加される。メールソフト側でいちいちアドレスを打ち込む必要がなくなるのでこの機能は非常にありがたい。

「名刺万能SE」の[同期を取る]ボタンをクリック
「名刺万能SE」の[同期を取る]ボタンをクリック

[同期化ウィザード]が起動したら[OK]をクリックOutlook Expressの[連絡先]に追加
[同期化ウィザード]が起動したら[OK]をクリックOutlook Expressの[連絡先]に追加



■フラッシュメモリーにエクスポートして持ち歩きも可能!

USBメモリーやメモリーカードなどの持ち歩きのできるストレージに「名刺万能SE」で作成したデータを保存することが可能だ。保存データとともに専用ビューアも一緒に保存されるので、「名刺万能SE」がインストールされていないパソコンでも、開くことができる。会社のパソコンで編集したデータを出先でノートパソコンを使って閲覧するといった使い方が可能となるので、外回りの多いビジネスマンには便利な機能だろう。

フラッシュメモリから「名刺万能」のビューアを起動
フラッシュメモリから「名刺万能」のビューアを起動



■名刺のやり取りの多い人にはお勧め!

名刺のやり取りが多いビジネスマンなら、持っていて損はないソフトであることは間違いないだろう。スキャナ付きなのでパッケージを買ってきてすぐに取り込みができるし、コンパクトなので邪魔にならず使わないときには鞄や引き出しにしまっておけるサイズなのはありがたい。



気になる点としては、やはりOCR機能の精度だろう。今回試したのはモノクロタイプのスキャナ付きのパッケージで、名刺の紙が色付きだったりするとモノクロに変換された場合、地色と文字が分りにくくなるので認識されないことがある。この辺のOCRの精度はまだまだ改善の余地がありそうだが、とりあえず一般的な名刺の取り込みにはそれほど支障はない。とりあえず、未整理の名刺をため込んでいる人は、ぐっと仕事の能率と時間を節約ができるので購入してみてはいかがだろうか。



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名刺万能SE

トリスター



編集部:篠崎哲(ジャムハウス)

制作編集:エヌプラス

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【気になるトレンド用語】迷惑な"スパムメール"はどこからくる? どう撃退する?

今や友達との連絡や仕事のやりとりにと、生活の中で必要不可欠なメールですが、メールを使っていて一番頭を悩まされるのは"スパム"と呼ばれる迷惑メールでしょう。



人によって毎日、何十件、何百件ものメールが送られてくることもあり、重要なメールがスパムメールに埋もれて見逃してしまったという人も多いのではないでしょうか?



「1日にどれくらい迷惑メールが送られてきますか?」というアンケートでも、15%の人が1日50通以上の迷惑メールを受け取るという結果になっています。



そんな毎日のように大量に送られてくるスパムですが、いったい何のために、誰が送ってくるのでしょう?



また、しつこいスパムメールを防ぐには、どんな対策が必要なのか見ていきましょう。



■スパムメールとは

スパムメールとは、受信者の意向を無視して、無差別かつ大量に一括送信される電子メールのことをいいます。これらのスパムメールの内容のほとんどは"広告"で、広告メールの本文にアダルトサイトへの勧誘やワンクリック詐欺へのURLが記されていることもい多くなっています。



また、広義には下記のものもスパムメールに含まれます。



・掲示板スパム:電子掲示板に書き散らされたメッセージのこと

・チャットスパム:チャットやインスタントメッセージに執拗に同じメッセージを流し、会話を妨害する目的の書き込みのこと

・コメントスパム:ブログのコメント欄に無差別に書き散らされるコメントのこと

・トラックバックスパム:無差別にトラックバックを行う行為のこと

・検索エンジンスパム:検索エンジンで自分のWebが検索結果の上位に表示されるように、何らかの仕掛けを行ったWeb及びその行為のこと



■スパムの語源

ところで、"スパムメール"という名前は、どうしてついたのでしょうか?

その語源は、イギリスのコメディ・グループ"モンティ・パイソン"の「スパム・スケッチ」という作品からきています。



レストランで料理を注文しようとした客が、ほとんど全てのメニューにスパム(ポークランチョンミート)が入っていることに抗議をしたところ、周囲の客に「スパム、スパム、スパム……」と連呼されたという不条理コメディです。そのあまりに迷惑な振る舞いがスパム業者にそっくりだと揶揄され、使われ始めたといわれています。



■スパムの内容ってどんなものがあるの?

スパムの内容は、会員制の出会い系サイトやアダルトサイト、ネズミ講、マルチ商法、勧誘販売の広告がほとんどです。



●営利目的

商品やサービスの購入を促すメールで、販売されている商品やサービスは、違法性があるもの、不当に高価なものが多く、注意が必要です。また、これらのメールには「ご連絡を頂ければ二度と配信いたしません」と書かれているものもありますが、うっかり返信してしまうと、そのアドレスが有効であることが相手に分かり、かえってスパムを増やしてしまうことになります。



●詐欺目的

有名企業を装ったり、発信元を偽装して、企業や個人の情報や金銭を奪うことが目的のスパムです。有名な手法には、本物そっくりの偽サイトをつくって、クレジットカード番号やパスワードを盗む"フィッシング詐欺"や、架空請求を送りつけ、指定した口座に金銭を振り込ませる"振り込め詐欺"などがあります。



●チェーンメール

不特定多数にメールを広めることを目的にし、知人に転送するよう書かれたメールです。チェーンメールはねずみ算式にメールが増え、ネットワークに負荷をかける原因となるので、このようなメールが届いたときはむやみに転送するのは避けましょう。



●ウイルスが発信したもの

PCに感染したウイルスが、そのPCを利用して自動的に送ってくるメールです。これらのメールに添付されたファイルを不用意に開くと、ウイルスに感染する恐れがあります。しかも、発信者のメールアドレスは詐称されていることが多く、発信者がウイルスに感染しているとは限りません。

■どうやってアドレスは集められるの?

誰にもアドレスを教えていないのに、スパムメールが届いたということはありませんか?スパム業者は一体どのようにアドレスを集めているのでしょう。



方法としては、Webや掲示板などに記載されたアドレスをロボットで大量収集したり、懸賞応募やネットサービスへの登録などで集められた個人情報の流出、辞書にある単語や文字の組み合わせを試してメールアドレスのリストを作成する"辞書式"などさまざまあります。また、メールアドレスはネット上で半ば公然と売買され、それらの手段で集められることもあります。



■スパムメールへの対策

一方的に送りつけられるため、スパムを完全に防ぐのは難しいですが、ちょっとした心がけである程度の自衛が可能です。



●スパムに返事をしない

安易にスパムに返事を送ってしまうと、そのアドレスが"生きている"ことが分かり、逆効果となってしまいます。スパムには返事をしないことを心がけましょう。



●HTML形式のスパムは開かない

HTML形式のメールは、様々な画像や効果を表示することができます。その仕組みを悪用し、"Webビーコン"と呼ばれる罠を仕掛け、受信者がメールを開けたかどうか確認できるようにするものがあります。「メールを開ける=有効なアドレス」ということが相手に伝わるため、HTML形式のスパムは開かないようにするか、テキスト形式で読んで判断するようにしましょう。



●フリーメールを活用する

メーリングリストやネットサービスへの登録、掲示板への書き込みなど、人目に触れやすい場所にアドレスを書き込む際は、フリーメールを使うようにしましょう。フリーメールなら、スパム業者にアドレスを知られ、大量にメールがくるようになっても、そのアドレスを破棄することができます。



●ユーザ名に注意する

スパム業者がアドレスを洗い出す手法の一つに、メールアドレスの自動生成プログラムがあります。あるドメインに対して一定の規則で生成したアドレスに、手当たり次第スパムを送信します。そのため、規則性があるアドレスより、ランダムな英数字からなるアドレスを使った方がいいでしょう。



●スパムフィルターを利用する

それでも大量に送られてくるしつこいスパムには、"スパムフィルター"が有効です。スパムフィルターとは、スパムの受け取りを阻止するための機能やソフトの総称です。スパムが持つ特有の単語などから文章を認識し、そのメールがスパムかどうかを自動で判別してくれるもので、受信サーバに実装されたもの、フィルター機能を搭載したメールソフト、スパムフィルター機能をもったウイルス対策ソフトなどもあり、かなりの精度の高さでフィルタリングしてくれます。



また、詐欺の疑いがあるメールを受け取って不安を覚えたら、迷惑メール相談センターなどに相談するのがいいでしょう。





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関口哲司

日本大学大学院理工学研究科後期博士課程修了。理学博士。日本物理学会会員。IT系記事を中心に著書多数。原稿の依頼歓迎。

編集長・ライター
小川夏樹

ソフトバンクにてPCComputing、PCJapanの編集を経験した後フリーランス・ライターを経て現在に至る。PCハードウェア、Windows使いこなし、イメージングデバイスを語らせたらいつまでも話が止まらないPCヲタ。また早期からユーザー配信サービス(ニコ生、Ust、Justin等)にも注目し特にニコニコ生放送では“囲い厨で弾幕職人”な日々を送っている側面も持つ。IBMにてThinkPadのリペア技術員の経験アリ

副編集長・ライター
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PCComputing、PCJapanの編集からZDNet(現:ITmedia)へ、ITmedia Games、PCUPdate(現:PC USER)の編集長からオンラインゲーム会社のIR担当や採用広告の制作、フリーライターを経て現在に至る。最近のトレンドは電子工作でハイレゾアンプを作ること。あと鉄分(乗り鉄)かなり多め。

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