社内外で使うビジネス文書を作る際に頻繁に必要になってくるのが、時候の挨拶や決まった言い回し、会社の住所や連絡先の入力など。毎回入力するのが面倒だと思ったことはないだろうか。もちろんこういった文書に間違いがあっては恥ずかしいので、入力する際にはいちいち調べたり、前に書いたものを参考にしたりといった手間もかかってくる。

そこで今回は、こういったよく使う「定型文」を簡単に入力できる「ClipCopy」を紹介しよう。

■知っ得 No.0086 「ClipCopy」で定型文を簡単入力
「ClipCopy」は定型文入力支援ソフトだ。定型文を登録して簡単に呼び出せるようにするほか、顔文字やURL、メールアドレスなどを貼り付けることができる。特に顔文字には、あらかじめたくさんの例が登録されているので、すぐに使用することができる。ビジネスだけでなく、パーソナルで使用する際にも役立つソフトなのだ。

●「ClipCopy」をインストールしよう
ClipCopyのサイト(http://hp.vector.co.jp/authors/VA037005/)にアクセスし、左側のメニューから[Software]を選択する。「ClipCopy171」の[(詳細とダウンロード)]をクリックして詳細ページを開いたら、[ClipCopy171のダウンロード]をクリックする。Vectorのページが開くので、[ダウンロード]タブを開いて[ダウンロード]をクリックしよう(画面1)。

ダウンロードした「ClipCopy171.lzh」を解凍したら、[ClipCopy171]フォルダ内の「ClipCopy.exe」をダブルクリックすれば、ClipCopyが起動する(画面2)。
画面1[ダウンロード]タブを開いて[ダウンロード]をクリックしよう画面2[ClipCopy171]フォルダ内の「ClipCopy.exe」をダブルクリックすれば、ClipCopyが起動する


●「ClipCopy」に定型文を登録して利用する
それでは実際にClipCopyに定型文を登録してみよう。[定型文]タブをクリックすると定型文のページが開く。定型文には、[定型文1]~[定型文3]の3つのページと、[日付]のページが用意されている。登録する内容によってページを分けておくとわかりやすいだろう。ちなみに最後の[日付]ページには、今現在の日付、時刻を自動的に入力できる書式があらかじめ登録されている。

定型文を登録するページを選択したら、画面下部のテキストボックスに登録したい定型文を入力し、[登録]をクリックする(画面3)。これで登録は完了だ。登録した文章は上のリストボックスに表示される。

リストボックスに表示されている文字をダブルクリックすれば、直前までアクティブだったアプリケーションに文字が貼り付けられるというわけだ(画面4)。
画面3 登録したい定型文を入力し、[登録]をクリックする画面4 直前までアクティブだったアプリケーションに文字が貼り付けられる


●その他のタブの利用
基本的に、どのタブでも同じようにリストボックスの文字をダブルクリックすることで貼り付けが実行される。

[顔文字]タブには、あらかじめ顔文字が見出し別に登録されているので、[見出し検索]から入力したいジャンルを選択して目的の顔文字を探し出そう(画面5)。よく使う顔文字は、[お好み]をクリックすることで[お好み]タブに追加しておくこともできる。
画面5[見出し検索]から入力したいジャンルを選択して目的の顔文字を探し出そう

[アドレス]タブには、URLやメールアドレスを登録できる(画面6)。もちろん文字をダブルクリックすることで貼り付けることもできるが、[リンク]をクリックすると、Webブラウザを起動したり、メールアドレスが入った状態でメーラーを起動することができるようになっているので便利だ。

[設定]-[設定1]を選択し、[CB履歴を記録する]をオンにすると(画面7)、クリップボードにコピーした文字列が自動的に[CB歴]タブに登録され、利用できるようになる。製品名や部署名など、ある文書を作成するのに、同じ文字列を何度も使う必要があるけど、わざわざ登録までする必要はないという場合に利用するといいだろう。
画面6[アドレス]タブには、URLやメールアドレスを登録できる画面7[設定]-[設定1]を選択し、[CB履歴を記録する]をオンにする

このようにClipCopyを使えば、簡単に定型文や顔文字などを入力することができる。直感的な操作で行えるので、ストレスも感じないだろう。文字列の貼り付けだけでなく、メールソフトの起動、Webブラウザの起動までできてしまうので非常に便利なソフトだ。日々の作業にぜひ役立ててもらいたい。

■こちらもオススメ!PC 最新ニュース
イライラ解消!隠れるウィンドウ防止で効率アップ
パスワードを忘れた!「おまかせ鍵助2」なら心配無用
iPhoneやiPodの動画をキレイに作成できる無料ソフトの使い方
書類の修正依頼に素早く対応できるワザ「整理王.NET」
【知っ得!虎の巻】バックナンバー一覧

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)

制作編集:エヌプラス
Copyright 2009 livedoor. All rights reserved.