見積書を期限までに出していないことに外出先で気づき、焦ることがある。また、打ち合わせの際に、早急に見積書を出すように要求されることがある。そうしたとき、モバイルPCを持っているなら、すぐにマイクロソフトのサイトにアクセスして、業種に合わせた見積書テンプレートを選ぼう。近所の喫茶店などですばやく書類を作成して、メール送信できる。

■知っ得 No.0164 テンプレートを活用して手早く書類を作る
マイクロソフトは、Microsoft Officeサイト内にて、ExcelやWord、PowerPointで使えるテンプレートを無料提供している。Officeユーザーなら、これを利用しない手はない。

見積書や請求書は会社でフォームを提供されることも多い。けれども、急ぎで作りたいときに手元にフォームがない場合にはテンプレートが便利だ。また、小規模事業者や個人事業者なら、サイトで提供されるテンプレートをそのまま活用してしまおう。

●テンプレートの種類は豊富 カテゴリやキーワードで探そう!
Microsoft Officeのテンプレートサイト(http://office.microsoft.com/ja-jp/templates/)にアクセスすると、テンプレートがカテゴリ別に分類されている。「請求書」「会議予定表」などビジネスで使えるテンプレートが豊富だ。「カレンダー」や「ラベル」など、家庭で使えるテンプレートも多い。

目的のテンプレートを探すには、「テンプレートカテゴリ」から絞り込む以外にキーワードで検索する方法も用意されている。ここでは「見積書」のキーワードで検索してみよう(画面1、画面2)。
画面1 キーワードを入力したら、検索ボタンをクリックする

画面2 検索結果に、さまざまな種類の「見積書」テンプレートが表示される。使いたいものをクリックしよう

検索結果が表示されたら、使ってみたいテンプレートを選んでダウンロードしよう。なお、初回のみCookieの設定や、ActiveXコントロール導入の手続きが必要となる。いずれも指示に従って完了したら、テンプレートをダウンロードできる(画面3)。

ダウンロード後は、Excelなどのアプリケーションが起動して、自動的にファイルが読み込まれる。宛先や商品名、金額などを必要に応じて書き換えて保存しよう(画面4)。Excel 2007 SP2、Excel 2010なら、PDF保存も可能だ。
画面3 使用するテンプレートを決めたら、[ダウンロード]をクリック。この後、保存先を決めて、保存を実行する

画面4 ダウンロードが完了すると、Excelに自動的に読み込まれる。必要に応じて内容を書き換えて、保存しよう

●業種に合わせて選ぼう おすすめテンプレート
見積書のフォーマットには、さまざまな種類があるため、業種や目的によって適切に選ぶ必要がある。必要な項目がないと困るし、不要な項目が空欄のまま残っているのも体裁が悪い。業種ごとにおすすめのテンプレートを以下に紹介するので、これを参考に使ってほしい(画面5~7)。
画面5 見積書 1 Excel(Excel 2007)
http://office.microsoft.com/ja-jp/templates/results.aspx?qu=%E8%A6%8B%E7%A9%8D%E6%9B%B8&origin=FX010059549#ai:TC010378478|

商品番号の記入欄があるので、商品を扱う販売業者向け。商品番号のないサービス業などでは、この欄が不要になるので不向き。
画面6 見積書 2 Excel(Excel 2007)
http://office.microsoft.com/ja-jp/templates/results.aspx?qu=%E8%A6%8B%E7%A9%8D%E6%9B%B8&origin=FX010059549#ai:TC010378477|

品名、数量、単価が基本的な項目の見積書なので、どんな業種でも利用できる。商品番号などが不要なサービス業でも、便利に活用できる。
画面7 見積書 3 Excel(Excel 2003)
http://office.microsoft.com/ja-jp/templates/results.aspx?qu=%E8%A6%8B%E7%A9%8D%E6%9B%B8&origin=FX010059549#ai:TC001059367|

送料の記入欄があるので、通信販売の際や、製作物の送付まで請け負う場合に使用すると便利。データ納品ですむ業種の場合、この欄は不要となる。

Microsoft Officeのサイトでは、このほかにも様々なテンプレートが用意されている。ビジネスでも個人でも、いちからドキュメントを作るのは面倒なもの。テンプレートを上手に活用しよう。そのまま使ってもいいし、ユーザーの目的に応じてより使いやすく作り替え、保存してけばさらに便利になる。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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