見積書や請求書、プロジェクトのスケジュールなど、Excelで作成した重要書類を関係者間でやりとりすることがある。そんなときに怖いのは、情報の漏洩や改ざんだ。Excelには、ファイルにパスワードを設定したり、ワークシートを部分的にロックしたりする方法が用意されている。関係者以外ファイルを開けないようにしたり、内容を編集できないように設定したりする方法を知っておこう。

■知っ得 No.0177 Excelファイルにパスワードや部分的な編集禁止を設定する
Excelではファイル保存時の設定で、パスワードを登録できる。パスワードを知らないユーザーは、ファイルを開くことができない。それに加えて、ファイル編集のパスワードも設定可能で、改ざんを防ぐことができる。また、ワークシートの範囲を指定して、部分的にロックすることが可能だ。たとえば、計算式の入ったセルを編集禁止にして改ざんを防ぐことができる。

●読み取りと書き込みのパスワードでファイルを守る
Excelで書類を作成したら、名前を付けて保存する際に[全般オプション]を開いてみよう。ここで、ファイルの「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」をそれぞれ設定できる(画面1、画面2)。読み取りパスワードを知るユーザーはファイルを開くことができ(画面3)、書き込みパスワードを知るユーザーは、ファイルを編集できる(画面4)。それぞれ個別に設定できるので、書類を扱うユーザーの権限に応じてパスワードの内容を知らせておくと良い。
画面1 Excelの[ファイル]タブから[名前を付けて保存]を選択。[ツール]ボタンをクリックして、[全般オプション]を設定する。

画面2 [全般オプション]ダイアログボックスで、[読み取りパスワード]と[書き込みパスワード]を個別に設定したら、[OK]をクリックする。このあと確認画面が開くので、読み取り、書き込みパスワードをもう一度ずつ入力しておく。

画面3 読み取りパスワードを設定したファイルを開こうとすると、[パスワード]ダイアログボックスが開く。正しいパスワードを入力しなければ、開くことができない。

画面4 書き込みパスワードを設定している場合、続けて入力する。パスワードがわからない場合、読み取り専用として開くことができる。

●ロック機能を利用して部分的に編集禁止にする
Excelのワークシートでは、セルごとにロック/ロック解除を設定できる(画面5、画面6)。さらに、「シートの保護」を有効にすれば、ロック解除した領域のみ編集可能にできる(画面7)。たとえば、数量のセルは変更可能にして、計算式の部分をロックしておけば、編集時にうっかり計算式を書き換えることを防止できる。編集したい場合には、保護を解除するためのパスワードを入力する(画面8)。
画面5 セルを範囲指定して右クリックし、[セルの書式設定]を選択する。

画面6 [保護]タブをクリック。初期設定では[ロック]がチェックされている状態になっている。必要に応じて、セルごとにチェックをオン/オフしよう。

画面7 [校閲]タブの[シートの保護]をクリック。[ロックされていないセル範囲の選択]のみチェックを入れると、ロックがオフのセルのみ編集可能になる。保護を解除するためのパスワードを設定したら、[OK]をクリックしよう。このあと、確認のためもう一度パスワードを入力する。

画面8 セルを編集するには、[シート保護の解除]をクリックして、パスワードを入力する。

複数人で書類を扱う場合、編集可能なファイルを回覧すると情報のやり取りがスムーズになる。反面、意図しない変更や改ざんも行われやすい。Excelならユーザーの権限に応じて、「読み取り可」、「編集可」の設定ができるので、活用しよう。また、ワークシートを部分的にロックする機能は、社内テンプレートなどでも活用すると便利だ。入力する項目のみ編集可能にし、他はロックしておけば、あとから書類の取りまとめや集計も行いやすくなる。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
Copyright 2011 livedoor. All rights reserved.

【知っ得!虎の巻】をもっとみる
ビジネスに速攻で役に立つ!チーム力10倍アップのPC裏技
パソコンやiPhone、Android携帯で、いつでもどこでもラジオが聴ける!
今さら聞けない、でも知りたい!Google使いこなしテクニック
無料ソフトで実現!PDFでもらった書類に書き込みするには?
PCが劇的に使いやすくなるアプリ!仕事がはかどる無料ツールはコレだ

頭がいい人の10倍パソコン術―できる人は「たった3秒」を有効に使う頭がいい人の10倍パソコン術―できる人は「たった3秒」を有効に使う
著者:中山 真敬
三笠書房(2009-11)
販売元:Amazon.co.jp
クチコミを見る