売上や来客のデータは、表にまとめれば見やすくなるのは当然。でも、ただ表にすればいいってわけではない。見やすいのはもちろんのこと、できるビジネスユーザーにはセンスだって要求される。Excelの表作成でありがちな悩みを解消し、手早く見栄え良く表を作り替えるテクニックをご紹介しよう。

■知っ得 No.0189 Excelの表を簡単に見栄え良く作り替える
Excelを使えば簡単に表を作ることができる。けれど、ただデータを入力しただけの平坦な表は読みづらく、見る人へのアピールもしづらい。プレゼンテーションを見ていたりして、他の人が作っているような見やすくセンスの良い表を自分でも作ってみたいと思ったら、今回の解説を参考にしてほしい。

●1行おきに背景色を設定した表を作る
1行おきに背景色が設定された表を見たことはないだろうか? データの横のつながりがわかりやすいし、ビジュアル的にも美しい。けれど、大きな表の場合1行ずつ選んで背景色を付けるのは面倒だ。このようなデザインの表は、書式のコピー機能を利用して、簡単に作成できる。

まずは、表の1行だけを選んで背景色を設定しよう(画面1)。続いて、背景色を設定した行と、その下の行をまとめて範囲指定し、「書式のみ」の連続コピーを実行する(画面2)。これで、表内に1行おきの背景色を設定できる(画面3)。
画面1 データを入力した最初の行を範囲指定し、[フォント]タブの[塗りつぶしの色]で背景色を設定する。

画面2 選択した範囲の右下にマウスポインターを近づけると「+」の表示になる。マウスの右ボタンを押しながら、表のいちばん下までドラッグしたら、ボタンを離して[書式のみコピー(フィル)]を選択する。

画面3 選択範囲を解除すると、1行おきの背景色が設定されていることがわかる。

●文字を縦組みにして見出しの範囲をわかりやすくする
複数行の見出しとなる項目を作りたいとき、横書きのままでは収まりが悪い。そんなときには行内に縦書きする書式を利用してみよう。

まずは、見出しを表示したい複数のセルをまとめて範囲指定する(画面4)。そして、セルの書式設定で複数セルを結合して文字の方向を縦に設定する(画面5)。縦向きの見出しが設定されたことを確認したら(画面6)、他の見出しも同様に設定しよう(画面7)。
画面4 見出しを表示するセルをまとめて範囲指定して右クリックし、[セルの書式設定]を選択する。

画面5 [セルの書式設定]ダイアログボックスで[配置]タブを選択。[文字の制御]で[セルを結合する]を選択し、[方向]で縦方向の[文字列]を選択したら、[OK]をクリックする。

画面6 複数セルが結合されて、縦向きの見出しが表示される。

画面7 同様に他の見出しも設定したら、セル幅を調整しておこう。

●内側の横罫線だけ点線にする
セルを区切るのに欠かせないのが罫線。簡単な表なら、ツールバーから設定すると手早い。けれど、大きな表を作る場合や、内側の横罫線だけ点線にするなど凝ったデザインにしたいなら、[書式設定]ダイアログボックスから設定してみよう。

表を範囲指定してダイアログボックスを開いたら、[罫線]タブから設定を行う(画面8)。まずは、スタイルから罫線の種類を選択する。点線や破線、二重線なども選択できる。続いて、選択したスタイルの罫線をどの位置に設定するかを決める。外枠、内側の縦罫線、横罫線をそれぞれ設定できる(画面9、10)。
画面8 表全体を範囲指定したら、右クリックして[セルの書式設定]を選択する。

画面9 [罫線]タブを選択。[スタイル]から実線を選んで縦の罫線と横の上下にある罫線のボタンをクリックする。続いて、[スタイル]から点線を選んで横の中央にある罫線をクリックする。

画面10 横の内側罫線だけ点線となり、他の罫線はすべて実線となる。

●備考欄の文章を上に揃えて表示する
表には備考やメモ欄を付けることがある。このセルは、文字に量によって行数が変わってしまうが、このとき、文字を揃える位置がセルごとに違うと見た目が良くないので、上に詰めて表示する設定にしておこう。

まずは、文字を揃える位置を統一したいセルを範囲指定して、セルの書式設定の[配置]を開く(画面11)。セル内にすべての文字を表示したいなら、[折り返して全体を表示]を選んでおこう。文字を揃える位置を上に揃えたいなら、[縦位置]から[上詰め]を選択して、[OK]をクリックする(画面12)。これで、セル内の文字が上に揃う(画面13)。
画面11 セルを範囲指定して右クリックし、[セルの書式設定]を選択する。

画面12 [配置]タブを選択。[縦位置]から[上詰め]を選択し、[OK]をクリックする。

画面13 備考欄の文章が上詰めで表示される。

報告書や提案書、見積書や請求書など表を扱う機会は多い。社内、社外を問わず見やすくわかりやすい表の作成をこころがけたいものだ。ここで紹介したテクニックを利用して、表作成のセンスアップに役立ててほしい。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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