ビジネスにおけるムダな時間に、ファイルを探している時間がある。うまくフォルダー分けしたつもりでも、「3月見積書」「3月請求書」など似た名前のファイルがたくさんあると、混乱しがちだ。書類整理の極意の1つに、関連ファイルを1つにまとめるという方法がある。Excelファイルのシートを活用して、書類をまとめてみよう。

■知っ得 No.0192 Excelのシートに作った書類を1つのブックにまとめる
Excelで書類を作るとき、その都度新規ファイルを用意するとファイル数が増えてしまい、後からファイルを見つけるのが困難になりがちだ。そこで、Excelのシートを活用して、関連する書類はなるべく1つのファイルにまとめるようにしてみよう。書類を1つにまとめると、ファイルを見つけやすくなるのはもちろん、関連するデータの参照や引用もスムーズに行えるようになる。

例えばこれまでは、あるプロジェクトに関して、「プロジェクトA見積書」「プロジェクトA請求書」「プロジェクトA納品書」という3つのファイルを作っていたとする。これを「プロジェクトA会計書類」という1つのファイルの各シートに貼り付ければ、ファイルが1つにまとまる。

また、毎月作成している「2011年4月売上表」「2011年5月売上表」「2011年6月売上表」のファイルは、「2011年度売上表」という1つのファイルにまとめて、毎月の表は各シートに作成するようにしよう。1つのファイルにまとめることで、串刺し計算など、シートをまたがる計算も簡単に行える。

●ファイルに作成済みの複数ファイルを1つにまとめる
これまで、見積書と請求書などの関連書類を別々のファイルとして作っていたならば、ブック間のコピー機能で1つにまとめてみよう。コピー元のファイルは削除してかまわないので、フォルダー内がずいぶんスッキリするはずだ。

まとめたいファイルをあらかじめ開いて置いたら、ウィンドウ内に並べて表示する(画面1、画面2)。このあと、ファイル間でシートをドラッグ&ドロップするだけで、シートのコピーは完了する(画面3、画面4)。
画面1 [ファイル]タブの[開く]から、あらかじめ関連する書類を開いておこう。続いて、[表示]タブの[整列]をクリックし、[ウィンドウの整列]を表示したら、[上下に並べて表示]を選択して、[OK]をクリックする。


画面2 2つのファイルが上下に並べて表示される。


画面3 上のファイルでシートタブを選択したら、下のシートタブの欄までドラッグする。


画面4 下のファイルに、シートが追加された。この後、コピー元のファイルは、削除してかまわない。また、シートをまとめたファイルは「プロジェクトA会計書類」のように、ファイル名を変更しておこう。


●連続した売上表の次の月のシートを作る
最初の月の売上表を作成したら、このシートをコピーして、次のシートとして追加しよう(画面5、画面6)。そして、数値のデータや見出しを書き換えて使ってみよう(画面7、画面8)。

画面5 作成したシートのタブを右クリックして、[移動またはコピー]を選択する。


画面6 [挿入先]として、現在のシートの下を選択。[コピーを作成する]にチェックを入れて、[OK]をクリックする。


画面7 シートのコピーが作られた。


画面8 見出しや数値を変更して、翌月の売上表を作る。また、シートタブを右クリックして[名前の変更]を選択し、翌月のシート名にしておく。同様に、他の月のシートも作ろう。


関連書類を1ファイルにまとめれば、集計や分析も行いやすくなる。例えば、串刺し計算を行えば、複数月の売上を簡単に合計できる(画面9、画面10)。

画面9 串刺し計算の結果を表示したいセル、ここではH3を選択し、[ホーム]タブの[Σ]ボタンをクリック。集計したいF3セルを選択した後、[Shift]キーを押しながら「4月」と「6月」のシートタブを順にクリックする。これで、4月~6月のF3セルにある数値を合計できる。


画面10 串刺し計算の結果が表示される。さらに、このセルの右下をクリックして、下方向にドラッグすると、各支社の4~6月分集計結果が表示される。


書類をまとめてファイル数を減らすことで、ファイルを整理しやすくなる。一層の仕事効率化を進めるため、さらに関連情報をまとめることも可能だ。例えば、Excelには、画像を貼り付けられる。このことを利用して、関連書類をスキャンした画像や、デジカメで撮ったメモをそれぞれシートに貼り付ければ、関連情報がさらにまとまる。工夫次第で、情報の整理を一段と進めることができるのだ。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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