- ちょっとした工夫で仕事がはかどる!パソコンの便利なテクニック集 -
ふだん何気なく使っているパソコンだが、ちょっとした工夫やヒントで効率よく仕事ができたり、今まで以上に便利に使えたりするテクニックがある。そんなパソコンの便利な活用術を紹介しているのが「知っ得!虎の巻」だ。
「知っ得!虎の巻」はパソコン初心者だけでなく、上級者にも役に立つ技も数多くある。そんな「知っ得!虎の巻」の記事を振り返ってみよう。
■リクエストに即応える! 作った報告書を素早くメール添付するワザ

さっき作った報告書、上司から送るように言われたら、直ちにメール添付する方法がある。Windows 7から搭載された「ジャンプリスト」の機能を利用しよう。この機能、タスクバーのボタンから、最近使ったファイルをすばやく開くだけじゃない。選んだファイルをそのままメールに添付できるワザが使える。
■書類のデザインが自由自在に! 被写体の周囲に文字を配置するテクニック

Wordの書類に写真を挿入した場合、文字を写真の上下に配置したり、周囲に配置したりできる。もし、被写体の周囲だけに文字を配置するなど、もっと自由なデザインにしたいなら、文字列の折り返し位置を決めてみよう。
■共同作業の最後の仕上げが楽になるWordの機能

パートごとに手分けして作ったドキュメントを最後に1つのファイルにまとめたいことがある。そんなとき、ファイルの内容をコピーして貼り付けて……なんてやっていないだろうか? もっとスマートに作業する方法があるから、試してみよう。
■iPhoneでアプリや連絡先をすばやく見つける方法

楽しいアプリがいっぱいのiPhone、どんどん追加するうちに、アプリのアイコンが何ページにも並ぶことがある。目的のアプリを見つけたいときには、Spotlight検索が便利だけれど、検索結果がたくさんでなかなか見つからないときには、検索対象を絞り込む方法がある。
■冬も節電対策!ノートPCのカバーを閉じてシャットダウンする

多くのノートップPCは、カバーを閉じるとスリープになる。打ち合わせのときなど、開いてすぐに文字入力できるので便利だ。けれど、ノートPCを持ち歩くのは、会社に行き来するときだけということであれば、シャットダウンしたほうがムダにバッテリを使わずに済むハズだ。
■ファイル名をリズミカルに連続変更する

一度付けたファイル名を変更することはけっこうあるはず。変更自体はそれほど手間がかかるわけではないけど、いくつものファイル名を変更するときには、同じ操作を何度もしなくてはならず、意外とわずらわしい。今回はそんな手間を省く便利ワザを紹介する。
■iPhone 4Sの通知センターに必要な情報だけ表示する

iPhone 4SまたはiOS5を入れたiPhoneで使える「通知センター」は、メールやメッセージの新着、天気や株価の変化をすばやく知ることができる新機能だ。情報の更新がワンタッチでわかって便利だけど、必要ない情報まで表示されると邪魔になる。「株価は見ない」など、不要な情報があるなら非表示にしておこう。
■デスクトップの壁紙で時間の経過を知る

外で仕事をしていれば、太陽の傾きで時間がわかるが、終日デスクに向かっていると、そうした変化に気づきにくい。仕事がたいして進捗していないのに、いつの間にか3~4時間が過ぎていたなんて経験もあるのでは? そんなことを防ぐために、壁紙の変化で時間の経過がわかるようにしてみよう。「この画像が表示されたらもう夕方だから、作業のラストスパートをかけよう!」と思えるようになる。
■目的のフォルダーに一発でジャンプする瞬間移動ワザ

エクスプローラーで今表示しているフォルダーとは別のフォルダーを表示させたくなったらどうする? ナビゲーションウィンドウを利用している人が多いのではないかと思うが、意外と便利なのがアドレスバーだ。今回は、このアドレスバーの使い方を紹介しよう。
■ウェブページ内の情報がすぐ見つからないときに試すべき方法

目的のウェブページを開いたものの、必要な情報がどこに書かれているのかわからないことがある。IE8では、検索ボックスにキーワードを入れてページ内検索できていたが、IE9では検索ボックスがアドレスバーと一体化しているので同じ操作ができない。検索ツールバーを利用する方法を覚えておこう。
■よく使うウェブページをワンクリックで開くウラ技

よく利用するウェブページは、すばやく開いて情報をチェックしたいもの。ブックマークやお気に入りに登録するのがキホンだけど、IE9を使っているなら、ワンクリックで目的のウェブページを呼び出す技がある。タスクバーに目的のページを「ピン留め」する方法を見てみよう。
■住所録の作成に役立つExcelテクニック 名字と名前を別々のセルに入れる

たとえばExcelで住所録を作っていて、「氏名」欄に姓と名一緒に入力していたとする。ところが上司に見せたところ、姓と名前は別々のセルにするように言われた……。こんな場合はどうしよう? 普通に考えれば、名前の部分を切り取り、新たに作成した名前欄に貼り付ければいいのだが、これでは手間がかかりすぎる。大量のデータを扱っているならなおさらだ。どうせなら一気に片付けてしまいたいものだ。
■最初に入っていたハズのガジェットを取り戻す

先週の記事でも紹介したが、マイクロソフトはWindows Galleryでのガジェット配布を終了した。今ダウンロードできるのは、一部の人気ガジェットのみ。Windows 7には、最初からガジェットが入っているけど、不要と思って削除した方もいるかもしれない。新たなガジェットの配布がない今、残しておけば良かったと思ったら、復活させる方法がある。
■マイクロソフトの診断ツールでパソコンを高速化

来年には、Windows 8が登場するとのニュースも聞こえる今日この頃。使い続けてきたWindows 7も、そろそろくたびれてきたのではないだろうか? もし、最近どうもマシンが遅くなったなどと感じているなら、マイクロソフト製ツールで診断して、パソコンを高速化してみよう。
■ビジネス文書は完成イメージを思い描きながら作成

文書を作成する上で、コピー&ペーストはよく使う機能だ。でも、フォントや文字色など、いろいろと飾りを付けている文字列の場合、ポンと貼り付けたのでは、書式はそのままで貼り付けられてしまう。もちろんそれで良ければいいのだが、貼り込み先の書式に合わせたい場合は、一度貼り付けた後に手動で飾りを設定し直さなくてはならないので面倒だ。実は貼り付け方法はいくつか用意されているのだが、どれを選んだらどうなるのかがわかりにくいため、結局とにかく貼り付けて後から書式を設定している人も多いのでは? 今回は、あらかじめイメージを確認しながら貼り付けを実行する方法を紹介する。
■言語バーをステルス化!? 使うときだけ表示する

文字入力の作業をしている近くに言語バーを置いておくと、作成する文書に応じて入力モードを切り替えたり、IMEパッドなどのツールを呼び出しやすい。すぐ近くにペンケースを置いているような感覚で、入力作業を効率化できる。一方で、近くにフロート表示している言語バーが、作業画面にかかるのが邪魔に感じることがある。そんなときには、言語バーを透明化する方法を試してみよう。
■最後のチャンスかも!? 便利なガジェットをダウンロードしておこう

「知っ得!虎の巻」では、これまでにさまざまなWindowsデスクトップガジェットを紹介してきた。ランチャーのように機能をすばやく呼び出したり、Facebookの新着をチェックしたり、いずれも便利なものばかり。ところが、マイクロソフトは突然Windows Galleryでの公開を終了した。現在入手可能なガジェットは限られるが、今後さらに縮小することもありえるので、今のうちに便利そうなガジェットをダウンロードしておこう。
■書類の印象が見違える! 見た目で余白を調整する方法

Excelで請求書などを作成し、いざ印刷してみたら上下左右の余白のバランスが悪い、ちょっとだけページからはみ出してしまって1枚に収まらなかった……なんてことはないだろうか? 取引先に提出する書類なら、あまりみっともない物は出せない。とはいえ、何度も調整しては印刷して確認していたのでは紙の無駄にもなる。こういうときは、自分の目で直接確認しながら余白を調節してみよう。
■サウンドオフで使用中にエラー通知を知る方法

職場で使用中のパソコンは、サウンドをオフにしていることが多い。ちょっとした操作ミスで、いちいちエラー音が鳴るのははずかしいし、周囲にも迷惑だ。けれど、サウンドオフでは誤操作による警告などに気づかないこともある。サウンドを視覚的な合図に置き換える設定があるので、試してみよう。
■アプリやコピー先がすぐ呼び出せる! 右クリックメニュー改造テクニック

右クリックメニューを活用すると、素早くファイル操作したり、アプリの機能を呼び出せて便利。けれど、登録されている機能は限られている。実は、ここをカスタマイズして、機能を追加することが可能だ。よく使うアプリやコピー先のフォルダーを追加してみよう。
■社内の縦書き掲示物を見栄え良く整えるコツ

ビジネスドキュメントのほとんどは横書きだが、社内の掲示物などを縦書きで作ることがある。掲示物を貼る場所や、内容によっては縦書きのほうが読みやすい。縦書きの文書を作成するときに困るのが数字の扱いだ。よく印刷物で目にするように、2桁の数字を横に並べて1文字みたいにしたいものだが、半角で数字を入力すると数字自体が横に寝てしまう。これではやはりみっともない。Wordの機能を使えば、ちゃんと並べることができるので、そのままにせずにきちんと整えておこう。
■フォルダー内の写真表示を自由自在にサイズ変更する

写真を選別するとき、なるべく拡大表示して内容を確認したい。一方で、全体を一覧するために、縮小表示したいこともある。そのようなとき、便利なショートカット操作を覚えておくと、表示サイズを自由自在に変更して、Windows 7のフォルダーを写真ビューアのように活用できる。
■専用ツールは不要! 写真に手早く連番を付ける方法

デジカメで撮った写真には、「DSC_1234」のような連番が付いている。ビジネスやプライベートで撮影した写真をメールで送ったり、DVDに焼くときには、使用しない写真もある。けれど、お気に入りの写真を選ぶと、番号が飛び飛びになって、ちょっとカッコ悪い。手早く連番を付けてしまおう。
■第一印象が肝心! ドキュメントの表紙を手早く見栄え良く作るワザ

会社に提出する報告書や企画書、中身には表やグラフを入れてキレイに仕上げていても、表紙がショボイとすべて台無し。内容まで今ひとつに見えてきてしまうかもしれない。とはいえ、見栄えの良い表紙なんてどうやって作るのかわからないと頭を抱えている人も多いのではないだろうか?
■よく使うドキュメントのひな形を素早く呼び出せる超便利ワザ!

見積書や報告書などの定型文書は、既存のひな形を読み込んで、作成することが多い。ひな形をすばやく呼び出せれば、作業の速度は確実に向上する。よく利用するひな形をタスクバーから呼び出せる、超便利な裏ワザをご紹介しよう。
■ファイル作成が部下任せだってバレないようにするには?

企画書や提案書など、別の人が作ったファイルを基にして作成するということはよくあること。ところで、WordやExcel、PowerPointといったOfficeファイルには、自動的に作成者の名前が情報の1つとしてファイルに追加されていることをご存じだろうか?
■WordやExcelファイルの中身がひと目でわかる!サムネイルを表示するワザ

エクスプローラーを開いたとき、WordやExcelファイルのサムネイル(縮小イメージ)と、「W」や「X」マーク付きのアイコンが混在している場合がある。すべてサムネイル表示になれば、ビジネスドキュメントを見つけやすいのに! と思ったら、ファイル保存時の設定を見直してみよう。
■ノートパソコンでマウスポインターを見失うイライラを解消!

移動中にノートパソコンの小さな画面を見ていて、マウスポインターを見失ってしまうことがある。逆に、デスクトップPCの大型ディスプレイを操作していて、マウスポインターがどこまで移動したのかわからなくなることもある。素早くアプリを起動したりメニューを選びたいとき、マウスポインターが見つからないのはイライラの原因。マウスポインターをすばやく見つけるワザが使えるように、設定する方法を見てみよう。
■Gメールの新着を常にチェックできるウラ技

メインで使うのは会社のメールアドレスだけれど、プライベートの連絡ではGメールを使うなど、セカンドメールとして利用するユーザーは多い。けれど、ついついチェックを怠って、せっかくの飲み会や合コンのお誘いを見逃してはもったいない! Gメールの新着を常にチェックできるウラ技をご紹介しよう。
■パソコン内にスクラップブックを作って情報収集する

たとえばWebで情報集めをしていて、ちょっと気になる記事が見つかった場合、どうしているだろう。ブックマークに追加するのもいいが、時間が経って、内容が変わってしまったら元も子もない。“今”見ているこの画面を取っておきたいんだけどなぁ、というときは、必要な画面だけ切り抜いてしまってはどうだろう。こうしておけば、いつでも確認することができる。
編集部:池田利夫、篠崎 哲、岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:
エヌプラス
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