■知っ得 No.0169　フリーソフトを使ってファイルの一覧を手早く確実に作る
データ納品の際には、ファイル一覧リストの添付が欠かせない。けれども、ファイルをフォルダーにまとめた後、一つ一つファイル名を確認しながらリストを作るのは面倒だし、誤りの原因になりがち。かといって、ファイル名を一つずつコピーするのは時間がかかるし、うっかりファイル名を書き換えてしまうこともある。

そこで、今回はフリーソフトの「ワンタッチファイルインフォメーション」（ワンタッチソフト氏作）（http://www.otsoftware.net/index.html）を使って、手早く確実にファイルのリストを作る方法を見てみよう。

●メニューを順にクリックしていくだけで、リストが完成
まずは、ワンタッチファイルインフォメーションをダウンロードしてインストールしよう。リストを作る作業はカンタン。ファイル形式、リストに付加する情報などを順に選んで進めるだけだ。ここではまず、HTML形式のスタンダードなリストを作ってみよう（画面1～4）。

画面1　左側のメニューの［HTML形式］をクリックする。

画面2　［スタンダードファイルスキャン］をクリックする。

画面3　データを入れたフォルダー、リストの名前と出力場所を指定。リストには「ファイルサイズ」「拡張子」などの情報を付加できる。個別にチェックボックスをオンにしておこう。サブフォルダーを取り込むことも可能だ。

画面4　リストが完成。ブラウザーソフトに表示して確認してみよう。

●リストのファイル形式はさまざまに選ぶことができる
リストのファイル形式をさまざまに選べるのが、ワンタッチファイルインフォメーションの便利なところだ。CSV形式を選べばそのままExcelなどに取り込んで管理できる。汎用的に利用されることが多い、PDF形式も選択可能だ。

画面5　［CSV/PDF形式］を選択して、リストを作成する。

画面6　PDF形式で作成すれば、Acrobat Readerなどで表示してもらえる。

画面7　CSV形式で作成すれば、Excelを使ってデータの管理が行いやすい。

ワンタッチファイルインフォメーションには、受信メールのリストを作成する機能も用意されている。ビジネスメールをプロジェクトや差出人ごとにチェックするなど、効率的に管理するために利用できる。

ファイルリストの作成は、個人用PCで音楽や動画ファイルのリストを作るときにも使うと便利だ。ビジネスに限らずさまざまな用途で活用すれば、ファイルの整理上手になれる。

編集部：池田利夫＋岡本奈知子（ジャムハウス）
制作編集：エヌプラス
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