社内、社外を問わず、ビジネス書類をPDFでやりとりする機会が増えてきた。Adobe Readerなどのソフトを使えばPCの画面上で閲覧できるが、修正や要望を書き込むためにいったん印刷するのは非効率だし、用紙もムダになる。PDFファイルに直接書き込みができる無料ソフトを活用しよう。

■知っ得 No.0175 Foxit J-ReaderでPDF上に文字や図形を書き込みする
FoxitReaderは、PDF閲覧ソフトとして利用者が多く、以前の記事でも取り上げたことがある。最新版のFoxit J-Reader 4.2では、PDFのページ上にコメントを書き込んだり、図形や文字を手書きをしたりすることが可能だ。印刷の必要がなく、メールの送受信だけで情報が上書きされた書類のやりとりができる。

●文書の校正に便利なツールバーを表示しておく
さっそく、Foxitソフトウェアの日本サイト(http://www.foxitsoftware.com/japan/)から、最新版のソフトをダウンロードして、インストールしよう。インストールが完了したら、文書の校正に役立つツールバーをあらかじめ表示しておく。ここでは、テキストボックスに書き込みができる「タイプライタツール」、取り消し線やアンダーラインを引いてコメントが付けられる「注釈ツール」、楕円や四角形、フリーハンドの図形が描ける「描画マークアップツール」を表示する設定にしておく(画面1、画面2)。
画面1 Foxit J-Readerのインストールが完了したら、[ファイル-開く]から、PDFファイルを読み込む。そして、[ツール-ツールバーのカスタマイズ]を選択する。

画面2 [タイプライタツール][注釈ツール][描画マークアップツール]のチェックボックスにチェックを入れたら、[OK]をクリックする。

●テキストや手書きでコメントを書き込む
Foxit J-Readerに情報を書き込んでみよう。ここでは「注釈ツール」の「取り消し線テキストツール」で修正が必要な個所を示し(画面3)、「タイプライタツール」の「引き出し線ツール」でコメントを書き込んでみる(画面4、画面5)。
画面3 [取り消し線テキストツール]ボタンをクリックし、文字の範囲をドラッグして指定する。

画面4 [引き出し線ツール]ボタンをクリックし、取り消し線の上をクリックする。

画面5 引き出し線と、テキストボックスが表示されたら、コメントを入力する。

以前紹介したノートツールを利用してコメントを書き込む方法もある。こちらは、表示/非表示を切り替えられるので、うっかり閲覧者が見落とすこともありえる。テキストボックスを使えば、確実に見てもらうことができるので、書き込む内容によって使い分けるといいだろう。

そして、「描画マークアップツール」から、図形の描画機能を使えば、ページ上を楕円や四角形で囲んで強調できる(画面6)。
画面6 [楕円ツール]ボタンをクリックし、ページ上でドラッグして楕円を描く。

さらに、「鉛筆ツール」を使えば、フリーハンドの図や文字が描ける。コメントを手書きすることも可能だ。強調したい情報は、しっかり手書きすることで、他より圧倒的に目立たせられる(画面7)。
画面7 [鉛筆ツール]を選んでドラッグすると、フリーハンドの図や文字が描ける。

ここで紹介した以外にも、注釈ツールでテキストに下線を付けたりハイライト表示をしたりすることが可能だ。また、描画マークアップツールでは雲形や多角形などのツールを利用できる。Foxit J-Readerは、PDFの閲覧するだけではなく、共同作業のサポートツールとしても利用できる。活用することで、資料の電子化により業務の効率アップを推し進めることが可能となるだろう。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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