ITライフハック

社内、社外を問わず、ビジネス書類をPDFでやりとりする機会が増えてきた。Adobe Readerなどのソフトを使えばPCの画面上で閲覧できるが、修正や要望を書き込むためにいったん印刷するのは非効率だし、用紙もムダになる。PDFファイルに直接書き込みができる無料ソフトを活用しよう。

■知っ得 No.0175　Foxit J-ReaderでPDF上に文字や図形を書き込みする
FoxitReaderは、PDF閲覧ソフトとして利用者が多く、以前の記事でも取り上げたことがある。最新版のFoxit J-Reader 4.2では、PDFのページ上にコメントを書き込んだり、図形や文字を手書きをしたりすることが可能だ。印刷の必要がなく、メールの送受信だけで情報が上書きされた書類のやりとりができる。

●文書の校正に便利なツールバーを表示しておく
さっそく、Foxitソフトウェアの日本サイト（http://www.foxitsoftware.com/japan/）から、最新版のソフトをダウンロードして、インストールしよう。インストールが完了したら、文書の校正に役立つツールバーをあらかじめ表示しておく。ここでは、テキストボックスに書き込みができる「タイプライタツール」、取り消し線やアンダーラインを引いてコメントが付けられる「注釈ツール」、楕円や四角形、フリーハンドの図形が描ける「描画マークアップツール」を表示する設定にしておく（画面1、画面2）。

画面1　Foxit J-Readerのインストールが完了したら、［ファイル－開く］から、PDFファイルを読み込む。そして、［ツール－ツールバーのカスタマイズ］を選択する。

画面2　［タイプライタツール］［注釈ツール］［描画マークアップツール］のチェックボックスにチェックを入れたら、［OK］をクリックする。

●テキストや手書きでコメントを書き込む
Foxit J-Readerに情報を書き込んでみよう。ここでは「注釈ツール」の「取り消し線テキストツール」で修正が必要な個所を示し（画面3）、「タイプライタツール」の「引き出し線ツール」でコメントを書き込んでみる（画面4、画面5）。

画面3　［取り消し線テキストツール］ボタンをクリックし、文字の範囲をドラッグして指定する。

画面4　［引き出し線ツール］ボタンをクリックし、取り消し線の上をクリックする。

画面5　引き出し線と、テキストボックスが表示されたら、コメントを入力する。

以前紹介したノートツールを利用してコメントを書き込む方法もある。こちらは、表示／非表示を切り替えられるので、うっかり閲覧者が見落とすこともありえる。テキストボックスを使えば、確実に見てもらうことができるので、書き込む内容によって使い分けるといいだろう。

そして、「描画マークアップツール」から、図形の描画機能を使えば、ページ上を楕円や四角形で囲んで強調できる（画面6）。