見積書や請求書、スケジュール管理など、ビジネスユーザーの中には、Excelを使っている人も多いだろう。Excelは仕事で協力な武器となるが、使い方は会社で教えてくれないので、自分でマスターするしかない。本屋に行けば、Excelの参考書は何冊も売られているが、どの参考書がよいのか、迷ってしまう人もいるのではないだろうか。

そうした人は、ここで紹介するテクニックを覚えてみてはどうだろうか。人によっては、裏技と思える内容も含まれている。Excelをマスターして、明日からできるビジネスユーザーになろう。

ビジネス文書のアピール力を強化!Excelのグラフを美しく魅せる技
ビジネス文書の中でデータを見せるときにでは、単に数値が並ぶ表を使うよりも、データをグラフ化したほうがより視覚的に情報を伝えやすいくなる。 Excelを使えば表をもとにして簡単にグラフを作成できるが、さらに一工夫するを加えることでアピール項目を明確にしたり、数値が変化する様子を強調することが可能だ。今回は、グラフを再デザインして、ビジネス文書を演出するテクニックを見てみよう。


書類作成の作業を簡略化するPC技!Excelのマクロ記録を徹底活用
Excelの書類中に定型の表を入れたり、決まった書式を設定したりするなど、よく行う操作があるならマクロに登録してしまおう。マクロには連続した操作を記録でき、ショートカットキーを1回押すだけで呼び出す機能があるので、面倒な作業を簡略化できる。「マクロ記録」の機能を使えば、プログラミングの知識なども必要なく、いつもの操作を記録するだけなので簡単だ。


重要書類を安全に扱う!Excelファイルにセキュリティを設定しよう
見積書や請求書、プロジェクトのスケジュールなど、Excelで作成した重要書類を関係者間でやりとりすることがある。そんなときに怖いのは、情報の漏洩や改ざんだ。Excelには、ファイルにパスワードを設定したり、ワークシートを部分的にロックしたりする方法が用意されている。関係者以外ファイルを開けないようにしたり、内容を編集できないように設定したりする方法を知っておこう。


業務を効率化!コメントの挿入で部下が作ったExcelファイルを手早くチェック
部下が作ったExcelファイルや、プロジェクト内で回覧中のファイルがあるとき、コメントを付ける方法を知っておくと業務を効率化できる。わざわざ紙に印刷して手書きで指示を書き込むのは非効率的だし、紙資源もムダ。コメントの付け方、わかりやすい書式の設定方法などについて学んでみよう。


見積書を作りたいときに便利!業種別おすすめテンプレート
見積書を期限までに出していないことに外出先で気づき、焦ることがある。また、打ち合わせの際に、早急に見積書を出すように要求されることがある。そうしたとき、モバイルPCを持っているなら、すぐにマイクロソフトのサイトにアクセスして、業種に合わせた見積書テンプレートを選ぼう。近所の喫茶店などですばやく書類を作成して、メール送信できる。


編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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