もう少しで書類が完成するのにもう外出しなくちゃならない。そんなときは移動時間を活用して仕上げてしまおう。だからといって重たいノートパソコンを持ち歩く必要はない。iPhoneやAndoroid端末にデータを移して、移動しながら閲覧・編集する方法があるのだ。これなら外出直前に、部下から書類のチェックを依頼されても、笑顔で引き受けることができる。

■知っ得 No.0191 WordやExcelのファイルをiPhone/Androidで閲覧・編集する
iPhoneやAndroidなどスマートフォンの利用者は増えているが、通話やメールなど携帯電話と同様の使い方だけではもったいない。せっかくなので、ビジネスにも徹底活用しよう。今回は、ExcelやWordで作ったドキュメントファイルをiPhone/Androidに移して閲覧・編集する方法をおすすめのアプリとあわせて紹介したい。

スマートフォンを活用するメリットは、移動中にも利用できるということ。高機能な携帯電話と考えるより、小型のパソコンと考えたほうが、ビジネスでの使い途が広がる。書きかけのリリース資料を移動中に仕上げたり、部下の作った見積書をチェックして修正したりといった作業が可能になる。

もちろん、操作性ではパソコンに及ばない。使い方のコツは、スマートフォン上でいちからドキュメントを作るのではなく、あくまで作成済みファイルのチェックや修正用途と考えることだ。

●iPhone+QuickOffice Connect Mobile Suite でオフィス環境を持ち歩く
iPhone向けのOffice編集ツールは数多くあるが、中でも使いやすさに定評があるのが「QuickOffice Connect Mobile Suite」(有料:1,700円)だ。Excel、Wordの閲覧・編集、Powerpointの閲覧ができる。docx、xlsxなどOffice 2007以降のファイルに対応しているところもありがたい。

ファイルの転送方法は複数用意されている。無線LANを利用しているなら、パソコンからiPhoneに直接ファイルを放り込むことができる(画面1、画面2)。その他、GoogleドキュメントやDropbox、MobileMeなどのオンラインストレージサービスを経由させる方法もある。
画面1 転送方法で無線LANを選択すると、ローカルIPアドレスが表示される。

画面2 パソコン側では、ブラウザーを起動し、URLにIPアドレスを入力。ファイルを選択して、アップロードを実行する。

転送したファイルを閲覧・編集してみよう。Excelファイルの場合、テキストや数値の書き換えができるのはもちろん、関数の入力、文字書式や背景色、セルの罫線などの設定が可能だ。
画面3 転送したファイルが、一覧から選択可能になる。タップしてみよう。

画面4 Excelファイルを表示して、編集できる。太字、斜体、背景色などの書式を設定することが可能だ。

●Android+Documents To Goでプレゼンの準備もバッチリ
AndroidでOfficeファイルを扱うには、「Documents To Go」がオススメだ。無料版と有料版(1,199円:掲載時)があり、有料版ではExcel、WordだけでなくPowerpointの閲覧・編集まで行えるのが特徴だ。移動中にプレゼン資料の最終チェックまで行える。無料版ではExcelやWordファイルの閲覧などが可能だ。

ファイルの転送では、パソコンと同期するほか、SDカードなどのメディアを経由させられる(画面5)。その他、有料版ならGoogleドキュメントからダウンロードすることもできる。ここでは転送したExcelファイルを閲覧・編集している(画面6)。
画面5 SDカード経由でファイルを移行してみる。カードリーダ付きのパソコンも多いので、手軽な転送方法だ。

画面6 ファイルを開いて閲覧する。有料版ならさらに文字や数値の変更などが行える。

今回紹介した、QuickOffice、Documents To GoのいずれもiPhone版、Andoroid版が用意されていて、それぞれ同等の機能を備えている。選ぶポイントは、ファイル転送の方法や、Powerpoint機能の有無などになるだろう。

いずれも、パソコン上のOfficeソフトを利用する場合に比べれば、機能は限られるし、書式や図版が再現されない場合もある。けれど、移動中に文章を読み返したり、表の中の数字を確認して修正するなどの作業は、問題なく行える。オフィスで机に向かって行う作業と移動中に行う作業を切り分けて、それぞれに最適な業務を割り当てれば、仕事の効率アップにつなげられるはずだ。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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