ファイル名の付け方に気を配ったり、フォルダー整理をこまめにやっているつもりでも、目的のファイルが出てこないことがある。そんなときには、ファイルの検索機能を活用して、必要なビジネス書類をスマートに取り出そう。Windows 7には優秀な検索機能があるが、条件をちょい足しすることでさらにファイルを見つけやすくなる。

■知っ得No.0195 Windows 7で検索の条件をちょい足しして目的のファイルを見つける
●かなり優秀なWindows 7のファイル検索機能
目的のファイルをすばやく見つけたいなら、Windows 7のファイル検索機能を積極的に活用したい。Windows 7は、バックグラウンドでファイルのインデックスを作っているため、すばやいファイル検索が可能だ。

ファイルを保存しているフォルダーに移動したら、右上の検索ボックスにキーワードを入力すると、該当するファイルが徐々に絞り込まれていく(画面1)。ファイル名はもちろん、WordやExcel、テキストなどファイル内の文章中の文字も検索対象になる。そして、検索フィルターから更新日時やファイルサイズなどの条件を追加することで、さらにファイルを絞り込むことができる(画面2)。
画面1 右上の検索ボックスに、キーワードを入力すると、ファイルが絞り込まれる。ファイルの[表示方法]から[コンテンツ]を選んでいると、ファイル名や文書中の該当部分がマーカー表示される。

画面2 [検索フィルター]から[更新日時]を選択すると、ファイルを更新した日付や時期でさらに絞り込むことができる。

●ファイルの更新日時をいきなり指定して検索する
ファイルを探すとき、「確かこの3日間に作成したハズ」のように作成時期から調べたいことがある。そんなとき、上のようにキーワード検索から更新日時のフィルターを呼び出さなくても、日付に「<」「>」の不等号を足していきなり検索する方法がある。

例えば、2011年6月26日以降に作成したファイルを探したいときには、「>11/06/26」のように入力する。逆に、この日以前に作成したファイルを探したいなら、「<11/06/26」のように入力する(画面3)。その他にも、ファイルサイズによる検索で不等号を利用できる。
画面3 検索ボックスに「>11/06/26」と入力すると、更新日時が2011年6月26日以降のファイルが絞り込まれる。

●作成者やファイル種類のフィルターをピンポイントで指定する
他社から受け取ったファイルや、部下が提出した書類などをまとめて見たいときには、ファイルの作成者名で検索してみよう。WordやExcelなどのOfficeソフトは、インストール時にユーザー名を登録する。このユーザー名がファイルの属性に設定されているので、検索対象にできる。なお、作成者名は本名ではなく会社名やニックネームなどで登録されていることもあるので注意。

作成者名を対象に検索する際には、検索ボックスに「作成者:○○○○」のように入力する。キーワードの前に検索フィルターの種類と「:」(コロン)を足して条件を指定する(画面4)。同様に、ファイルの種類で検索したいときには、「種類:WORD」のように入力する(画面5)。
画面4 「作成者:JAMHOUSE」のように入力すると、作成者名として「JAMHOUSE」が登録されているファイルが絞り込まれる。

画面5 「種類:WORD」のように入力すると、「Microsoft Word 文書」が検索対象になり、絞り込まれる。

●カメラやレンズメーカーなどの属性で検索する
ファイルには、ふだん目にしている名前や更新日時、種類やサイズ以外にも、さまざまな属性が登録されている。例えば、デジカメ写真には、カメラやレンズメーカー名、絞り値やホワイトバランスなどの設定も保存されている。こうした属性を対象に検索してみよう(画面6)。

利用可能な属性は、ファイルの種類に応じてさまざまだ。例えば、動画ならビットレート、メールなら宛先などを条件に検索することも可能だ(画面7)。
画面6 「NIKON」や「CANON」のように入力すると、該当するメーカーのカメラで撮った写真を絞り込める。

画面7 ファイルにどのような属性があるか知りたいときには、[表示方法]から[詳細]を選んだ状態で、項目部分を右クリックして[その他]を選んでみよう。

ただむやみにファイルを探すのは時間のムダだし、すぐに見つからなければイライラする。さまざまな検索手段があることを知っていれば、常に最短の方法で目的のファイルにたどり着けるようになるハズだ。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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