- ちょっとした工夫で仕事がはかどる！パソコンの便利なテクニック集 -
ふだん何気なく使っているパソコンだが、ちょっとした工夫やヒントで効率よく仕事ができたり、今まで以上に便利に使えたりするテクニックがある。そんなパソコンの便利な活用術を紹介しているのが「知っ得！虎の巻」だ。

「知っ得！虎の巻」はパソコン初心者だけでなく、上級者にも役に立つ技も数多くある。そんな「知っ得！虎の巻」の記事を振り返ってみよう。

■Facebookの友達リクエストをうっかり見逃さない
Facebookの一時的なブームは落ちつき、情報の発信、収集のツールとして継続的に利用するユーザーが定着してきた印象がある。取引相手とグループを作ったり、以前いた会社のOB会のお誘いが届いたりする機会も増えてきた。せっかくの機会だから、お誘いや友達リクエストは見逃したくないが、 Facebookを常にチェックしておくのも面倒。それなら、新着メッセージを通知してくれるガジェットを利用してみよう。


■取引先ごと？　書類の内容ごと？　フォルダーの分類方法に悩んだら
ファイルの管理では、フォルダーの分類がキホン。しかし、取引先ごとに分けるのか、見積書、企画書といったように書類の内容で分けるのかなど悩むことも多い。結局は見積書は見積書でまとめ、その中で取引先ごとにフォルダー分けしているなんていうこともあるのでは？　そうなると、たとえばA社関連のファイルを全部見たいというときには、結局あちこちのフォルダーを探し回ることになる。こんなときに便利なのがWindows 7の「ライブラリ」機能だ。


■何度も更新したドキュメントを以前の状態に戻したい
ビジネスドキュメントの作成では、完成度を上げるために何度も上書きするのは当然のこと。けれど、「やっぱり更新前のほうが良かった」と思い直したとき、以前の文面が思い出せないことがある。Windows 7なら、「以前のバージョンの復元」で、更新前の状態に戻せるかも知れない！


■書類の作成時間を3割削減！Excelのショートカット術
Excelはビジネスマンにとって使用頻度の高いアプリ。見積書や請求書などの計算書、報告書などの定型書類まで作成することもある。文字や数値をキー入力し、マウスでメニューを選ぶのが基本操作だが、入力機器の持ち替えは時間がかかるし、肩が疲れる原因になる。日付や合計を一発で入力できるショートカットキーを覚えて、作業時間の削減と疲労の軽減を実現しよう。


■片付け嫌いの人ほど実は得する！Windows 7スタートメニューの使い方
ビジネスの場面で、整理整頓は重要なスキルだ。書類ならファイリングして決まった棚に入れておけば、あとからすぐに取り出せる。けれど、実際のところ整理整頓が苦手な人も多い。パソコンのアプリも、ショートカットアイコンを作ったり、スタートメニューを整理しておけばすぐに起動できるけど、ついつい怠りがちになる。そんな人は、スタートメニューの検索機能を活用してみよう。


■海外との取り引きで役立つ！ダブル時計表示を活用しよう
海外の会社と仕事をしているとき、気を付けなくてはいけないのが時刻。電話をするのに、つい時差を計算し間違えて、迷惑な時間にかけちゃった、なんてのはビジネスマンの恥だ。こんなことのないよう、画面上で相手の時刻をチェックできるようにしてしまおう。


■次にすることがすぐわかる！付箋をToDo代わりに活用する技
やるべき作業を付箋に書き込んで、目立つところに貼り付けることも多い。パソコンのモニター周辺が付箋だらけになっている人を見かけることもある。けれど、紙の付箋ははがれたり、他の書類に紛れたりすることもありがち。デスクトップに付箋を貼れるフリーソフトもあるけど、探すのが面倒ならWindows 7が持つ付箋機能を活用してはいかがだろう。


■キー操作でアプリを素早く起動！ノートPCがより快適になるテクニック
限られた時間でビジネス書類を作るとき、スタートメニューからアプリを起動するのももどかしい。そんなときには、素早くアプリを起動できるショートカットを利用しよう。マウスをつないでいないノートパソコンを使うときには、より便利さを実感できる。


■急な発表でも慌てない必殺技！Windows 7によるプレゼン設定術
愛用のノートパソコンは、自分らしくカスタマイズしたい。壁紙には家族やペット、好きなアイドルやアニメキャラの画像を使ったりする。ところが困るのは、ノートパソコンをプレゼン会場に持ち込むとき。いつものデスクトップが大画面に出ては恥ずかしい。あらかじめプレゼン用設定をしておいて、すばやく切り替えよう。


■使った道具は元あった場所に戻そう！スタートメニューのカスタマイズ
使った道具は元あった場所の戻すのが、作業をスムーズに行うための鉄則。ところが、Windowsのスタートメニューは、表示するたびに中身がかわっている。あると思っていたプログラムが、いつもの場所になくて困った経験がある方は、スタートメニューの中身を固定してみてはいかがだろう。


■無料PDF作成ソフトを活用しよう！PDFから社外秘を切り離すPC裏技
ニュースリリースや企画資料、見積書などさまざまなビジネス書類をPDFでやりとりする機会が増えている。今回紹介するのは、PDFファイルの管理に関する無料ソフト。まずは、あらゆるアプリで作成したファイルをPDF化してみよう。続いて、PDFのページを分割・結合するソフトを使い、関連PDFを1つのファイルにまとめたり、企画書から社外秘情報が入ったページを切り離したりしてみよう。


■Excelで時間の計算を極よう！24時間を超える時間や60分を超える分の計算をマスター
Excelで出勤簿や作業工程の管理表などを作ったときには、時間の計算を行う。このとき、24時間を超える時間や、60分を超える分の計算がうまくいかずに、困った経験はないだろうか？　今回の知っ得では、Excelで時間の計算を行う方法を極めてみよう。


■ファイル探しが速く楽しくなる！検索条件ちょい足しテクニック
ファイル名の付け方に気を配ったり、フォルダー整理をこまめにやっているつもりでも、目的のファイルが出てこないことがある。そんなときには、ファイルの検索機能を活用して、必要なビジネス書類をスマートに取り出そう。Windows 7には優秀な検索機能があるが、条件をちょい足しすることでさらにファイルを見つけやすくなる。


■ファイル整理やデータ納品時に一工夫！フォルダ構成をテキスト化する技
納品用データをCD-RやUSBメモリーに保存する際、すべてのファイルをルートに置いた状態で取引相手に渡すのは、丁寧なやり方ではない。内容ごとにフォルダ分けして納品したほうが親切で、相手の印象も良くなるハズだ。かといって、納品前に複数のフォルダを用意する作業も面倒だ。階層付きのフォルダをまとめて作れるフリーソフトがあるので、活用してみよう。


■分類や整理がより簡単に！iPhoneのメールをPCで管理する技
ビジネスのメールはパソコンで送受信し、緊急連絡用にiPhoneのメールを併用するというユーザーも多いだろう。ただ、iPhoneではメールは細かくフォルダー分けできない。そして、初期設定の表示は50件までなので、さかのぼって読むことが難しい。実は、iPhoneのEメール(i)はパソコンのメールソフトでも送受信できる。パソコン上で管理すれば、こうした問題を解決して、効率よく情報整理できるようになる。


■仕事が片付く・速くなる　関連ファイルを1つにまとめる書類整理の極意
ビジネスにおけるムダな時間に、ファイルを探している時間がある。うまくフォルダー分けしたつもりでも、「3月見積書」「3月請求書」など似た名前のファイルがたくさんあると、混乱しがちだ。書類整理の極意の1つに、関連ファイルを1つにまとめるという方法がある。Excelファイルのシートを活用して、書類をまとめてみよう。


■スマホをビジネスに徹底活用！移動中にドキュメントをチェックして仕上げる
もう少しで書類が完成するのにもう外出しなくちゃならない。そんなときは移動時間を活用して仕上げてしまおう。だからといって重たいノートパソコンを持ち歩く必要はない。iPhoneやAndoroid端末にデータを移して、移動しながら閲覧・編集する方法があるのだ。これなら外出直前に、部下から書類のチェックを依頼されても、笑顔で引き受けることができる。


■社外スタッフとの連携がスムーズに！ExcelやWordファイルを共同編集するワザ
社外スタッフが参加するプロジェクトの書類を作成したり、複数の支社間で報告書を作成したりする時、参加者がそれぞれ別の場所にいると、作業がなかなかスムーズに進まない。ある参加者がOKでも、別の参加者からはNGが出るなんてことはザラだ。調整役はそのたびに書類を直して送ってと右往左往してしまう。そんなとき、1つのファイルにどこからでもアクセスできるようにしておくと、全員が同じ情報を共有しながら作業できるから、進行がスムーズになる。


■企画に強いビジネスマンになれる！情報収集の達人になるPC裏技
ウェブサイトからの情報収集は、ビジネスマンにとって欠かせない。企画提案や取引先との会話など、あらゆるシーンで役立てられる。けれど、単にブックマークしておくだけでは、後から見返したときに更新で消えてしまっていたり、ページ内のどこに必要な情報があったか見失うこともある。新聞や雑誌のスクラップを作るみたいに、必要な情報だけを切り取って保管できる無料ソフトを使い、情報の収集・管理を効率化してみよう。


■増える名刺を効率的に管理する技！iPhone名刺読み取りアプリを検証
ビジネスの現場で、名刺交換は欠かせない。研修を終えた新社会人も、これから名刺交換する機会がどんどん増えてくる。人と会うたびに名刺の数は増えるが、ついつい整理が後回しになってしまうという方も多いのでは？　肝心なときに相手の連絡先が出てこなくては、社会人として失格だ。名刺の情報はデータ化しておくと便利だが、いちいち入力するのは面倒という人は、iPhoneのカメラで取り込める名刺管理アプリを利用してはいかがだろう？


■書類の作成時間を大幅削減できる！ビジネスを支援する無料ツール３連発
ビジネス書類の作成は、要領の良さが大切だ。時候の挨拶や、いつも使う文言など、過去にそろえたビジネス書類の中からひっぱってきて、貼り付けていけば、作業時間を大幅に削減できる。そこで今回は、ビジネス書類の作成時間を大幅に削減できる無料ツールを3本紹介しよう。


■ビジネス文書のアピール力を強化！Excelのグラフを美しく魅せる技
ビジネス文書の中でデータを見せるときにでは、単に数値が並ぶ表を使うよりも、データをグラフ化したほうがより視覚的に情報を伝えやすいくなる。 Excelを使えば表をもとにして簡単にグラフを作成できるが、さらに一工夫するを加えることでアピール項目を明確にしたり、数値が変化する様子を強調することが可能だ。今回は、グラフを再デザインして、ビジネス文書を演出するテクニックを見てみよう。


■限られた時間を有効活用するPC技！ビジネスを加速する無料ソフト3連発
パソコンの前でムダに過ごす時間を減らせれば、ビジネスの貴重な時間を確保できる。空き時間ができたら、人と会ったり、資料や情報を収集するなど、次のビジネスにつながる作業ができる。今回の知っ得では、パソコンの自動シャットダウンやロック、使用時間の制限などで、時間の有効利用をサポートしてくれる無料ソフトを紹介しよう。


■書類作成の作業を簡略化するPC技！Excelのマクロ記録を徹底活用
Excelの書類中に定型の表を入れたり、決まった書式を設定したりするなど、よく行う操作があるならマクロに登録してしまおう。マクロには連続した操作を記録でき、ショートカットキーを1回押すだけで呼び出す機能があるので、面倒な作業を簡略化できる。「マクロ記録」の機能を使えば、プログラミングの知識なども必要なく、いつもの操作を記録するだけなので簡単だ。


■重要書類を安全に扱う！Excelファイルにセキュリティを設定しよう
見積書や請求書、プロジェクトのスケジュールなど、Excelで作成した重要書類を関係者間でやりとりすることがある。そんなときに怖いのは、情報の漏洩や改ざんだ。Excelには、ファイルにパスワードを設定したり、ワークシートを部分的にロックしたりする方法が用意されている。関係者以外ファイルを開けないようにしたり、内容を編集できないように設定したりする方法を知っておこう。


■パソコンやiPhone、Android携帯で、いつでもどこでもラジオが聴ける！
仕事のBGMや息抜きとしてラジオを聴きたいときには、インターネットで配信される放送を利用する方法がある。電波が入りにくい室内などでも、インターネットにつながりさえすれば、高品質のサウンドを聴くことができる。さらに、番組の情報や、現在流れている曲名などを画面でチェックできる。パソコンはもちろん、iPhoneやAndroid携帯で聴く方法もあるのでチェックしてみよう。


■無料ソフトで実現！PDFでもらった書類に書き込みするには？
社内、社外を問わず、ビジネス書類をPDFでやりとりする機会が増えてきた。Adobe Readerなどのソフトを使えばPCの画面上で閲覧できるが、修正や要望を書き込むためにいったん印刷するのは非効率だし、用紙もムダになる。PDF ファイルに直接書き込みができる無料ソフトを活用しよう。


■iPhoneで使いたいアプリがすぐ見つかる！　～フォルダ分けで使いやすく
iPhone向けのアプリは、種類が豊富。AppStoreでは無料のアプリも数多く公開されている。ビジネスアプリやゲームをたくさんインストールしているユーザーも多いだろう。ところが、アプリが増えるとiPhoneの画面がアイコンでいっぱいになる。せっかく便利なアプリを入れても、呼び出すのに時間がかかったり、見つからずにあきらめたりしては、もったいない。iPhoneの最新OS「iOS4」には、アイコンをフォルダ分けする機能があるので、これを利用しよう。


■業務を効率化！コメントの挿入で部下が作ったExcelファイルを手早くチェック
部下が作ったExcelファイルや、プロジェクト内で回覧中のファイルがあるとき、コメントを付ける方法を知っておくと業務を効率化できる。わざわざ紙に印刷して手書きで指示を書き込むのは非効率的だし、紙資源もムダ。コメントの付け方、わかりやすい書式の設定方法などについて学んでみよう。


■スキマ時間を有効活用！パソコン高速化とメンテナンスの極意
Windows 7で作業しているときに、いきなり動作が遅くなったと感じることはないだろうか？　実は、Windows 7はセキュリティやメンテナンスに関する各種機能を定期的に実行している。PCの作業と定期実行の時間が重なると、作業速度に影響が現れる。実行のスケジュールを確認して、必要なら変更してみよう。


編集部：池田利夫、篠崎 哲、岡本奈知子（ジャムハウス）
制作編集：エヌプラス
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