ファイルの管理では、フォルダーの分類がキホン。しかし、取引先ごとに分けるのか、見積書、企画書といったように書類の内容で分けるのかなど悩むことも多い。結局は見積書は見積書でまとめ、その中で取引先ごとにフォルダー分けしているなんていうこともあるのでは? そうなると、たとえばA社関連のファイルを全部見たいというときには、結局あちこちのフォルダーを探し回ることになる。こんなときに便利なのがWindows 7の「ライブラリ」機能だ。

■知っ得No.208 ライブラリを利用してフォルダーを管理する「ライブラリ」とは仮想フォルダーのことだ。あらかじめ、「ドキュメント」、「ピクチャ」、「ビデオ」、「ミュージック」の4つのライブラリが用意されているが、新たに自分でライブラリを作ることもできる。このライブラリにフォルダーを登録することで、あたかもそのライブラリの下にフォルダーがあるかのように扱えるようになる。

こうすれば、実際のフォルダー分けは「見積書」「企画書」のように書類の内容でわけていても、ライブラリからは「A社」「B社」のように取引先ごとの分類からファイルを探せるようになる。

●新たにライブラリを作成する
エクスプローラーを起動すると、まずはライブラリが表示されるので、ツールバーで[新しいライブラリ]を選択する(画面1)。新しくライブラリが作成されるので、わかりやすい名前を付けておこう(画面2)。
画面1 ツールバーの[新しいライブラリ]を実行する。

画面2 ライブラリが作成された。内容がわかるような名前を付けよう。

●作成したライブラリにフォルダーを登録する
次にライブラリにフォルダーを登録しよう。エクスプローラーで登録したいフォルダーを選択し、右クリックして[ライブラリに追加]を選択し、追加したいライブラリを選択する(画面3)。これだけで登録は完了だ。
画面3 フォルダーを右クリックし、[ライブラリに追加]を選択。追加したいライブラリを選択する。

同様にして、複数のフォルダーをライブラリに登録したら、中身を見てみよう。全然別々のところにあるフォルダーの中のファイルが、一覧となって表示される(画面4)。

画面4 ライブラリを開いてみると、登録したフォルダーのファイルを一覧で見ることができる。

通常のフォルダーを表示したときと同様に、ここからファイルを開いたり、ファイルをコピー、または削除するといった操作も可能だ。フォルダー分けとライブラリの登録をうまく使い分けることで、ファイルをより効率的に管理できるようになる。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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