会社の支社名や部署名、取扱商品名など、書類中にいつも決まったリストを入力することはよくある。このような連続したリストをExcelで手早く入力できるように登録しておこう。書類作成の手間を大幅に削減できるようになる。

■知っ得No.288 ユーザー設定リストを追加する
Excelには連続データを入力する機能がある。例えば、「1月」と入力したセルの右下を下方向にドラッグすると、「2月」「3月」……のように、連続したデータが自動入力される(画像1)。
画像1 「1月」と入力したセルの右下にマウスポインターを重ねて、「+」が表示されたタイミングで下方向にドラッグ。連続したデータが入力される。

連続データとして入力するリストは、数字や月以外にも、ユーザーが新たに登録できる。ここでは、会社の支社名を登録してみよう。最初の1件だけ入力すれば、後はドラッグするだけでリストを入力できるようになる。

●オプション画面からユーザー設定リストを登録
リストは、「ユーザー設定リスト」として登録する。あらかじめ、リストを作成したら範囲指定し(画面2)、オプション画面から登録を開始しよう(画面3、4)。登録が完了したら、連続したリストとして手早く入力可能になる(画面5)。
画面2 あらかじめ作成したリストを範囲指定する。

画面3 メニューから[ファイル]→[オプション]を選択。[詳細設定]の[全般]にある[ユーザー設定リストの編集]ボタンをクリックする。

画面4 [インポート]ボタンをクリックして、選択範囲のリスト項目が表示されたら、[追加]ボタンをクリック。この後、[OK]をクリックして、各設定画面を閉じる。

画像5 「東京本店」と入力したセルの右下にマウスポインターを重ねて、「+」が表示されたタイミングで下方向にドラッグ。連続したデータが入力される。

登録したユーザー設定リストは、新規ファイルの作成時にも利用できる。よく使用するリストをあらかじめ登録しておくと役に立つ。

編集部:池田利夫+岡本奈知子(ジャムハウス)
制作編集:エヌプラス
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