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経費精算業務の負担を軽減!「SmartGo Staple」を企業が導入する理由

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コロナウイルス感染症の影響により、リモートワークを実施する企業が増えている。
リモートワークは時間の有効活用、通勤電車によるストレス緩和といったメリットがある反面、経費精算や ミーティングスペースの手配など、従業員が普段やらない作業を発生させている。
ここで紹介する「SmartGo Staple」は、従業員による経費精算業務の負担を軽減するサービスだ。

■「SmartGo Staple」とは?
「SmartGo Staple」はNTTコミュニケーションズ (以下、 NTT Com)が提供する、備品調達等に関する経費精算業務の負担を軽減できるサービスだ。交通費申請・精算にかかる作業に加えて、備品購入などの調達業務をデジタル化して、従業員による経費精算業務の負担を軽減する。
料金は月額1,100円 /ID、初期費用 0円と、従業員が少ない企業でも導入がしやすい。

特徴は、下記のとおり。

〇交通費精算に伴う負担の減少
社用「モバイル Suica」 とシステムを連携させることで、 改札を通過 しただけで 自動的に交通費の申請が完了する。
従業員は交通費の立替、領収書原本管理、経費申請が不要。管理職は承認作業の大部分を自動化することができる。
経理担当者は、経路チェックの大部分を自動化、領収書原本管理、経費振込手続きが不要だ。

〇備品の購入など調達業務に伴う負担の減少
クレジット対応店舗、通販サイトで使用可能な法人プリペイドカードを従業員に支給。購入後は領収書の写真を撮ってア
プリで送信することで経費申請が完了する。
従業員は経費の立替、領収書原本管理、経費申請が不要。管理職は承認作業の大部分を自動化できる。
経理担当者は購入内容チェックの大部分を自動化、領収書原本管理、経費振込手続きが不要だ。

「SmartGo Staple」は、従業員・管理職・経理担当者の3者にとって、大きなメリットがある。

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■経理担当者の業務を激減
「SmartGo Staple」を導入した企業の一例として、ここでは安田不動産を取り上げる。
安田不動産は、不動産開発業務や土地やビルの賃貸業務、不動産の仲介業務やコンサルティング業務などを行う総合不動産会社だ。同社経理部では、150名ほどいるスタッフの経理業務を行っている。

「SmartGo Staple」の導入を推進した経理部長 矢澤氏によれば、昨年12月に30アカウントからのトライアルを開始。2023年度の全社導入を目指し段階的に導入を進めている。

矢澤氏は数ある交通費精算システムの中から「SmartGo Staple」を選択した理由について、「導入の決め手は、モバイルSuicaのデータを活用できるという合理性でした。」と語った。

不動産開発を生業とする同社は、土地オーナーやクライアント等日常的に各所に赴く業務が多く、交通費の精算の煩雑さは何年も前から課題になっていた。従来の方式は、月に1度エクセルで行き先や金額の記載されたシートを作り提出するというものだった。

シートの作成に手間と時間がかかるため、若手社員から改善の要望が多く上がっていた。
交通費システムの導入は他部署でも検討されていたが、そのときに問題となったのが、「経理関連の知識や感覚がないと、処理が難しい」ということだった。

矢澤部長は、「他社では、モバイルSuicaではなくSuicaカードを支給して、その使用履歴を利用するというサービスが多いのですが、駅まで行って使用履歴を発行する必要があり、また、駅で定期的にチャージする必要もあります。当社は駅から少し離れていることもあり、それは簡便化の目的に対し本末転倒な手間だったんですね。

SmartGo Stapleは、スマートフォンとモバイルSuicaを活用した合理的なシステムということで、ほぼ一択でした。」と当時を振り返る。「SmartGo Staple」の導入前は非常に複雑だった交通費精算の作業が、導入後は大幅に激減したのだ。

矢澤部長は、「当社は電車だけでなくタクシーの利用も多く、タクシー等の場合はレシートを添付しなくてはいけないんです。レシートを精算票の後ろに糊付けするのですが、1枚の精算票に30枚くらいレシートが貼られており、それを起票担当者が電卓を叩きながら表とレシートを照合します。例えば開発部は約15人いるのですが、人によっては毎月3枚くらいの精算票提出があるため、照合作業が非常に大変でした。集計する人にとっては半日仕事で、それが約20部署分ありますから、かかる時間と手間は相当なものでした。」と、経理担当者の作業を詳しく語ってくれた。

紙による精算が完全になくなったわけではないが、現在では、集計・照合作業は月一度20分程度で済むようになった。単純計算で半日×約20部署分の経理業務、99%が削減されたというわけだ。

■従業員の作業量は10分程度に
従業員の実作業は、どれほど緩和されたのだろうか?

入社20年目の松下氏は、「私の業務としては不動産開発及び管理で、日常的に仲介業者や土地オーナー、金融機関等とお会いしています。交通費の精算はほぼ毎日発生しており、今回の導入は有難かったですね。従来は、エクセル上で行き先と乗車駅、降車駅、金額を記入して管理していたのですが、やはり作業が追いつかなかったんです。毎月精算なので最低でも月1度、レシートを広げてスケジュールを見ながら記憶をたどるという作業が必要だったのですが、漏れも発生し間に合わなくて翌月の作業になることもある。やるとなると半日仕事になっていたのですが、その作業がなくなったのは非常に楽です。今は経費精算業務にかかる時間は10分ちょっとくらいです。」と語ってくれた。

「SmartGo Staple」の導入により、時間以外でも、「事務作業を行わなければならない」という精神的な負担が大幅に軽減されたという。
実は、経営側にも大きなメリットがあった。社員1人につき毎月半日分の人件費を削減することにつながったからだ。

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「SmartGo Staple」は、事務処理にかかる時間の節約ができ、企業のコスト削減もできる。さらに従業員のコア業務への集中により、生産性の向上にもつながるだろう。
交通費や経費の精算業務に従業員の時間が費やされている企業は、トライアルから「SmartGo Staple」の導入を検討してみては如何だろうか。

SmartGo Staple

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ゼロからつくるビジネスモデル
井上 達彦
東洋経済新報社
2019-11-29



加速するクラウド業界の未来は? 「2015年クラウド業界動向勉強会」レポート

2015年2月17日、都内の会場で「2015年クラウド業界動向勉強会」が開始された。ここでは加速する業務系システムのクラウド化やIoT活用における課題、市場の拡大により示される各社の方針を含めて、2015年におけるクラウドビジネスの展望・予測が語られた。

登壇したのはNTTコミュニケーションズの林雅之氏。同氏は国際大学GLOCOMの客員研究員であるほか、クラウド利用促進機構の総合アドバイザーをつとめるほか、各種書籍を著したり、アイティメディアの「オルタナティブ・ブログ」に「ビジネス2.0」をキーワードに投稿。2700日以上、毎日更新するなど、精力的に活動している人だ。

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NTT Com、WebRTCプラットフォーム「SkyWay」にTURN機能を追加し無償トライアル提供を開始!

NTTコミュニケーションズ(以下、NTT Com)は、同社のWebRTC技術を活用できる無償のプラットフォーム「SkyWay」に、通信プロトコルである「TURN」が利用できる「TURN機能」を追加した。

「TURN」を利用するにはTURNを実装しているサーバーに接続する必要があるが、WebRTCを活用したサービスを開発・提供する人(以下、開発者)であれば、現在、無償で試すことができる「無償トライアル提供」を実施中だ。

TURN機能を利用することで、NATの利用により外部からネットワーク機器の設定のためPeer to Peer通信が利用できないような企業ネットワーク環境においても、セキュリティポリシーを厳しく設定しつつもWebRTCの活用が可能となる。これにより柔軟なコミュニケーション基盤の構築ができるようになる。なおWebRTCのプラットフォームにおけるTURN機能の提供は、今回、国内では初となる。

■「SkyWay」にTURN機能を追加した背景
以前、『HTML5の意義はどこにある? NTTコミュニケーションズ「第1回WebRTC/html5業界動向勉強会」』という記事でも紹介したようにNTTComは、積極的にHTML5導入を進めてきておりパソコンやスマートフォンのWebブラウザやそれぞれのネイティブアプリで、Peer to Peerの映像、音声およびデータ通信を実現するWebRTC技術の開発が急がれている背景がある。

■WebRTCとは?
WebRTC(Web Real-Time Communication)とは、HTMLの策定などを行っているWorld Wide Web Consortium(W.W.W.C:W3C)により提唱されたリアルタイムコミュニケーション用のAPI定義のこと。HTML5の中に含まれており、プラグインを利用せずにWebブラウザ間でボイスチャット、ビデオチャット、ファイル共有ができる。

WebRTCによるコミュニケーション機能は、従来のWebサービスで提供されるコミュニケーション機能(Facebook Messenger、Skype Webクライアント等)のように通信時に専用サーバーを介す必要がないので、Webサービスのリアルタイム性向上と低コスト化につながると期待されている。

また、専用のアプリを使わずにWebブラウザを用いる場合、アプリケーションのインストールが不要になるため、サポートコストの低減やITに詳しくない人による利用が容易になるという長所もある。

さらにオープンな技術なので、既存のWebサービスや社内システムに機能を組み込むことが容易であるという利点もある。こうしたことからも今後の応用に注目が集まっている。

■“WebRTCが利用できない”を解消するTURN機能
しかし、TCP/IPによる通信ではNAT、Firewall、Proxyといったネットワーク機器の種類および設定によっては、WebRTCを使った外部とのPeer to Peer通信が確立できない場合がある。グローバルIPを持つ端末同士であれば、特に問題なく接続できるが、IPv6の普及はあまり進んでおらず、国内ではNATやプライベートIPによるネットワーク利用が大半となっている。

TURN機能は、そうした通信を専用サーバー経由で中継することにより、特にセキュリティポリシーが厳しい企業ネットワークなどで、現在Peer to Peerの通信が利用できない環境でも、WebRTCを利用できるようにする技術となる。

TURN機能の利用は、企業のネットワーク管理者にとっては、セキュリティポリシーを厳しく設定しながらも、WebRTCを使ったPeer to Peer通信が利用できるというメリットがある。開発者にとっては、より多くのユーザーにサービスを提供できるというメリットがある。

■SkyWayの「TURN機能」の特長
従来、TURNを利用するためには、利用者である企業や開発者側が自前でサーバーを用意し、TURN利用のためのアプリケーションを用意したサーバーにインストールし、WebRTCのプログラムを変更する必要があった。今回提供されるTURN機能利用すると、こうした手間がいっさい不要になる。

なおTURN機能は、大量の通信を中継するために、大規模なネットワーク帯域とサーバー能力が必要だ。また、不正利用を防ぐためのセキュリティ機能を高める必要がある。

先述したようにTURN機能を利用するには、SkyWayのWebサイトでの利用申し込みが必要になる。現在は利用は無料、そして申し込みの受付順に順次提供が開始される。

なお、同社は2015年2月5日(木)~6日(金)に開催される日本初のWebRTCをテーマにしたカンファレンス「WebRTC Conference Japan」において、実行委員およびプラチナスポンサーとして参加する。SkyWayの展示を行うほか、社員2名が講演に登壇する予定となっている。

■WebRTC Conference Japanの概要
WebRTC Conference JapanはWebRTCをテーマにした日本初のカンファレンス。WebRTCの現状と可能性について、技術的な観点だけではなく、ビジネス的な観点からも存分に学べる場となる。

日程:2015年2月5日(木)、6日(金)
会場:ソラシティ カンファレンスセンター 2F
会場住所:東京都千代田区神田駿河台4-6 2F
参加人数:200名(予定)
参加費:
・一般参加者向け2dayチケット:30,000円(税別)
・WebRTC開発者限定特別チケット(CodeIQの問題正解者にプレゼント)
主催:WebRTC Conference Japan実行委員会

特設サイト:http://webrtcconference.jp/

■NTT Com WebRTC Conference Japan出展概要
NTT Comは「WebRTC Conference Japan」に実行委員およびプラチナスポンサーとして参加し、SkyWayを活用した展示を行うほか、社員が2件の講演に登壇。

講演名称:WoT(Web of Things)の現状とWebRTC活用の可能性
講演者:技術開発部 担当課長/エバンジェリスト小松 健作

講演名称:WebRTCエキスパート座談会~WebRTCが世界に与えるインパクトを探ろう~
講演者:技術開発部 担当課長/Webコアテクニカルユニットリーダ大津谷 亮祐


SkyWay
NTTコミュニケーションズ



クラウド、その先は?「NTT Communications Forum 2014」基調講演レポート

NTTコミュニケーションズグループ(以下、NTT Comグループ)は2014年10月9 日(木)~10日(金)にザ・プリンス・パークタワー東京にて同グループによるプライベートイベント「NTT Communications Forum 2014」を開催した。

今年は「進化したクラウド」を開催テーマとし、NTT Comグループが現在グローバルかつシームレスに展開しているクラウドサービスやネットワークサービスの展示や、最新のICT 動向や戦略的なICT 活用の講演・セミナーなど、さまざまな各種プログラムを通じ、同グループが利用者の経営課題を解決するために提供中のICT ソリューションを紹介した。

さらに講演の講師として、株式会社セールスフォース・ドットコム取締役社⻑兼COOである川原均氏、本田技研工業株式会社IT本部システムサービス部グローバルマスター管理ブロックブロックリーダーの藤田幹也氏、株式会社DNP情報システム執行役員システム技術本部の本部長である宮本和幸氏らによるクラウド活用事例の講演や、同グループに所属するエバンジェリスト、ICTエキスパートや海外現地法人社員による業界動向を含めたICT ソリューションのセミナーなどを開催した。

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2014年国内外のクラウド市場は? NTTCom、第1回クラウド業界動向の勉強会を開催

最近のITシステムは、「クラウドファースト」がトレンドになっているという。この言葉、IT系の企業に勤めている人でも、開発系の部署でない人の中では、知らない人もいるかもしれない。「クラウドファースト」とは、システム導入時にクラウドサービスの活用を優先(ファースト)的に検討することを意味する。

IT活用がビジネスに欠かせなくなった今日、ITを積極的に活用している企業では、「クラウドファースト」という考え方で、社内システムを考えるようになってきているという。

なぜクラウドファーストという状況が生じたのか、そしてその状況とは、いったいどういう意味であるのかについてNTTコミュニケーションズ(NTTCom)が勉強会を開催した。
今後も成長が見込まれるクラウド業界における企業の動向、国内/海外のクラウド事業者の動向やサービスの特長、および今後の展望などについて詳しく解説されたので、その様子をお伝えしよう。

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ITライフハック代表
関口哲司

日本大学大学院理工学研究科後期博士課程修了。理学博士。日本物理学会会員。データサイエンティスト協会会員。IT系記事を中心に著書多数。原稿の依頼歓迎。

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